Approfondimento sull'archiviaizone dei FIR
Come garantire l'autenticità, integrità e leggibilità nel tempo dei formulari rifiuti
La frase significa che i Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) devono essere:
Archiviati in formato digitale:
Non basta conservarli in formato cartaceo, devono essere digitalizzati (scansione o nativi digitali) e salvati in formato elettronico.Conservati per almeno 5 anni:
Questo è l’obbligo previsto dalla normativa ambientale (D.Lgs. 152/2006). Tutti i soggetti coinvolti nella gestione del rifiuto (produttore, trasportatore, destinatario) devono conservare il FIR per 5 anni.Garantendo autenticità, integrità e leggibilità nel tempo:
Significa che i FIR digitali devono:Autenticità: essere chiaramente riconducibili all’emittente (es. tramite firma digitale);
Integrità: non devono poter essere modificati;
Leggibilità: devono essere accessibili e leggibili anche in futuro, con strumenti adeguati.
Secondo le regole stabilite da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale):
Le modalità tecniche per garantire autenticità, integrità e conservazione a norma sono disciplinate dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID. https://conservatoriqualificati.agid.gov.it/?page_id=276In pratica, i FIR devono essere conservati tramite un sistema di conservazione digitale a norma, che può essere gestito internamente oppure affidato a un conservatore accreditato AgID.
Esempio pratico:
Un’azienda che produce rifiuti deve:
Conservare i FIR in PDF firmati digitalmente o con copia conforme;
Salvare i file in un archivio digitale sicuro (meglio se con conservazione a norma);
Garantire che siano accessibili e inalterabili per almeno 5 anni.
???? 1. Digitalizzazione o formato nativo
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I FIR sono prodotti direttamente in formato digitale (es. tramite portale del trasportatore o destinatario)?
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Se cartacei, i FIR sono scansionati in formato PDF/A?
✍️ 2. Firma digitale / Autenticità
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I FIR digitali riportano una firma digitale (del trasportatore o di chi lo ha generato)?
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Se scansionati, sono accompagnati da attestazione di conformità all’originale cartaceo?
????️ 3. Archiviazione organizzata
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I FIR sono archiviati con nomenclatura coerente (es. data, numero FIR, trasportatore)?
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Esiste una struttura di archiviazione accessibile (cartelle per anno, mese, tipo rifiuto...)?
???? 4. Protezione e integrità
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I file sono protetti da modifiche (es. PDF protetti)?
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Vengono fatti backup regolari in cloud o su sistemi sicuri?
???? 5. Conservazione a norma AgID
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Utilizzate un sistema di conservazione a norma (interno o tramite un conservatore accreditato AgID)?
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Il sistema garantisce: marca temporale, sigilli, log di accesso, registro di conservazione?
⏳ 6. Tempistiche
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I FIR sono conservati per almeno 5 anni (o più, se previsto da specifiche normative)?
???? Soluzioni pratiche
Se non hai un sistema di conservazione digitale a norma, puoi:
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Affidarti a un conservatore esterno (es. Aruba, Namirial, Infocert, ecc.)
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Integrare un software gestionale che abbia già il modulo FIR + conservazione (es. EcoBox, Ges.One, Sistri 2.0, ecc.)
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Formalizzare una procedura interna di gestione FIR che includa scansione, salvataggio sicuro, firma (se possibile) e tracciabilità.
