15 Ott - 2020

Per un’azienda è complicato stare al passo con gli adempimenti in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, per questo Novasafe supporta le aziende non solo nella stesura e nella produzione di tutta la documentazione necessaria per essere in regola, ma anche nell’archiviazione e nella gestione di tale documentazione.

Tutte le aziende che si avvalgono della consulenza di Novasafe, ricevono un raccoglitore personalizzato suddiviso per sezioni e una istruzione operativa sulla corretta archiviazione di tutta la documentazione cartacea.


ISTRUZIONE OPERATIVA DI SICUREZZA ARCHIVIAZIONE DOCUMENTAZIONE SICUREZZA

1. SCOPO

Scopo della presente Istruzione Operativa è definire le modalità di archiviazione della documentazione sulla sicurezza dell’azienda.


2.MODALITÀ

Il Datore di Lavoro o un suo incaricato archivia la documentazione sicurezza all’interno di un fascicolo adibito.

Il fascicolo è organizzato nei seguenti scomparti:

 

  • Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi - RSPP
  • Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza - RLS
  • Medico Compente - MC
  • Addetti antincendio – A-ANT
  • Addetti al Primo Soccorso – A-PS
  • Addetti alla gestione delle schede di sicurezza – A-SdS
  • Informazione, formazione e addestramento del personale
  • Dispositivi di protezione individuale - DPI
  • Istruzioni operative di sicurezza, materiale informativo - IOS
  • Comunicazioni
  • Riunione periodica/Verbale del riesame

 

In ogni scomparto va archiviata la documentazione specifica, in particolare:

 

Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi – RSPP

Nella sezione relativa al RSPP deve essere archiviato il foglio di nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione esterno, firmato dal RSPP e dal Datore di Lavoro.

Tale foglio viene emesso al momento dell’inizio del servizio sicurezza.

 

RLS

Nella sezione relativa al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza devono essere archiviati:

  • Modello col quale il Datore di Lavoro invita i lavoratori a procedere all’elezione del RLS
  • Verbale di elezione RLS ai sensi dell’art. 47 D.Lgs 81/2008
  • Attestato di partecipazione al corso per RLS ai sensi dell’art. 37 – Formazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti
  • Attestati di avvenuto aggiornamento al corso RLS
  • Vari verbali di consultazione del RLS da parte del Datore di Lavoro (per dvr, info, nomine, etc..)

 

Nel caso in cui nessun lavoratore voglia svolgere il ruolo di RLS, il Datore di Lavoro deve fare richiesta del RLS territoriale. Quindi in tale sezione devono essere archiviati:

  • Modello attestante la rinuncia dei lavoratori a svolgere il compiti di RLS
  • Domanda di richiesta per il RLST.

 

Medico Competente

Nella sezione relativa al Medico Competente devono essere archiviati:

  • Foglio di nomina del Medico Competente datato e firmato dal medico e dal Datore di Lavoro
  • Idoneità alla mansione dei lavoratori.

 

Addetti Antincendio

Nella sezione relativa agli Addetti antincendio devono essere archiviati:

  • Foglio per la designazione degli addetti antincendio firmato dal Datore di Lavoro e, per accettazione, dall’addetto antincendio designato. Ci deve essere la presenza di un foglio di designazione per ogni persona nominata. Tale foglio deve essere compilato al momento in cui il Datore di Lavoro decide chi farà parte della squadra antincendio
  • Attestato di partecipazione al corso dell’addetto antincendio e conseguenti attestati di aggiornamento.

 

 Addetti al Primo Soccorso

Nella sezione relativa agli Addetti al Primo Soccorso devono essere archiviati:

  • Foglio per la designazione degli addetti al Primo Soccorso firmato dal Datore di Lavoro e, per accettazione, dall’addetto al primo soccorso designato. Ci deve essere la presenza di un foglio di designazione per ogni persona nominata. Tale foglio deve essere compilato al momento in cui il Datore di Lavoro decide chi farà parte della squadra di primo soccorso
  • Attestato di partecipazione al corso dell’addetto al primo soccorso e conseguenti attestati di aggiornamento.
  • Foglio per la designazione degli addetti al controllo della cassetta di primo soccorso firmato dal Datore di Lavoro e, per accettazione, dall’addetto al controllo della cassetta di primo soccorso. Ci deve essere la presenza di un foglio di designazione per ogni persona nominata.

 

 Addetti alla gestione delle schede di sicurezza (eventuale)

Tale nomina risulta necessaria nelle ditte che detengono prodotti chimici.

Nella sezione relativa agli Addetti alla gestione delle schede di sicurezza devono essere archiviati:

  • Foglio per la designazione degli addetti alla gestione delle schede di sicurezza firmato dal Datore di Lavoro e, per accettazione, dall’addetto alla gestione delle schede di sicurezza designato. Ci deve essere la presenza di un foglio di designazione per ogni persona nominata.

 

Informazione e formazione del personale

Nella sezione relativa all’informazione e formazione del personale devono essere archiviati:

  • Verbali di avvenuta informazione, con le firme di tutti i partecipanti, del docente, del Datore di Lavoro, del RLS e l’indicazione degli argomenti trattati,
  • Eventuale verbale attestante l’avvenuta esercitazione antincendio firmato da tutti i lavoratori, dal Datore di lavoro e dal RLS;
  • Attestati dei corso di formazione (ad es. art. 37 del D.Lgs. 81/08 – Accordo stato regioni)

 

Dispositivi di protezione individuale

Nella sezione relativa ai Dispositivi di protezione individuale devono essere archiviati i fogli attestanti la consegna dei DPI ai lavoratori.

 

Istruzioni operative di sicurezza (IOS), materiale informativo

Nella sezione relativa alle Istruzioni operative di sicurezza e al materiale informativo devono essere archiviati:

  • Istruzioni operative di sicurezza consegnate ai lavoratori, con la prima pagina firmata dai vari lavoratori che ne attesta l’avvenuta ricezione e dal datore di lavoro
  • Materiale informativo consegnato ai lavoratori, con la prima pagina firmata dai vari lavoratori che ne attesta l’avvenuta ricezione e dal datore di lavoro

 

Comunicazioni & verbali di sopralluogo

Nella sezione relativa alle comunicazioni devono essere archiviate tutte le comunicazioni ricevute dal tecnico competente la sicurezza, dal RSPP, dal Medico Competente o da vari enti.

Tali comunicazioni riguardo esclusivamente la sicurezza e possono essere sotto forma di mail, fax o di verbale di sopralluogo.

 

Riunione periodica/verbale del riesame del piano di miglioramento

Nella sezione relativa alla riunione periodica/verbale del riesame devono essere archiviati tutti i verbali emessi durante la riunione periodica o durante il riesame.


Scarica qui l’istruzione operativa archiviazione documenti sicurezza

 

Il raccoglitore Novasafe è suddiviso in sezioni, ognuna con un’intestazione specifica, esempio:

  • RSPP – Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione
  • RLS – Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza
  • MC - Medico Compente
  • Addetti antincendio
  • Addetti al Primo Soccorso ed al controllo della cassetta di primo soccorso
  • Addetti alla gestione delle schede di sicurezza
  • Informazione, formazione e addestramento del personale
  • DPI - Dispositivi di protezione individuale
  • Istruzioni Operative di Sicurezza (IOS) & materiale informativo
  • Comunicazioni & verbali di sopralluogo
  • Riunione periodica/riesame del piano di miglioramento
  • Verbali di verifica macchine/attrezzature/ impianti
  • Varie

 

Tale organizzazione permette una rapida e precisa consultazione sia in caso di verifiche interne che di verifiche da parte degli organi ispettivi. Durante i sopralluoghi svolti dai nostri tecnici incaricati, uno dei primi controlli che vengono svolti è proprio quello della documentazione all’interno del raccoglitore. La parte documentale è spesso cospicua e voluminosa e comprende anche tutti i Documenti di Valutazione dei Rischi ed i loro aggiornamenti che vengono prodotti negli anni, pertanto è quantomai fondamentale che l’organizzazione sia precisa e puntuale.

 

Scarica qui la divisione in sezioni dei nostri raccoglitori