Quando è perché avviene una verifica ispettiva?
I motivi per cui l'azienda subisce un'ispezione da parte degli Enti di controllo possono essere molteplici. Ad esempio possono essere legati a:
- un cambiamento dell’attività sia strutturale (se l’azienda cambia sede, o si amplia, o si riduce) che formale/organizzativa (se l’azienda opera delle modifiche a livello di visura camerale, oggetto sociale…);
- verifiche che avvengono a seguito di Studi di Settore e/o programmi di vigilanza, ovvero obiettivi che periodicamente vengono fissati all’interno della Regione che a sua volta demanda alle Province e quindi alle singole ASL territoriali;
- segnalazioni anonime, che comunque si devono sempre basare su fondati motivi.
Chi può venire a fare l’ispezione in azienda?
L'ispezione in azienda, senza preavviso, è autorizzata a tutti i pubblici ufficiali di polizia giudiziaria, come per esempio:
- Vigili del Fuoco: es. per controllare la documentazione inerente al CPI (Certificato di Prevenzione Incendi)
- Ispettorato del Lavoro: per motivi legate alle assunzioni, alla tutela delle donne in maternità, alla tutela dei minori, alla tutela di persone provenienti da paesi esteri (…);
- ASL: es le unità operative di veterinaria, di Igiene degli alimenti e di Sanità Pubblica, di Sicurezza sul Lavoro - PSAL o PISLL (Prevenzione, Igiene e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro)
- Carabinieri, Vigili, NAS (..), in generale tutti i corpi di polizia giudiziaria.
Cosa succede durante una ispezione in azienda da parte dell'ASL?
Durante una consueta ispezione, gli ispettori entrano in azienda ed effettuano delle verifiche di carattere strutturale e documentale e a seconda del preciso mandato si concentreranno sul determinati aspetti.
L’analisi strutturale consiste nella verifica degli ambienti, dei macchinari, degli impianti, delle sostanze chimiche, dell’ordine e della pulizia. L’ordine degli ambienti di lavoro è basilare. Se gli ispettori entrano in un’azienda in cui tutte le vie di fuga sono ostacolate, la porta di emergenza è chiusa con un lucchetto, gli estintori sono nascosti e inaccessibili, i carter di sicurezza dei macchinari sono stati rimossi, dove prevale il disordine, sicuramente l’impressione non sarà positiva ed inciderà negativamente sulla valutazione dell’azienda. Se, al contrario, tutto è in ordine, viene percepito che in quell’azienda l’imprenditore ha un occhio di riguardo in più.
L’ordine e la pulizia sono gli elementi che possono dare origine ad una valutazione negativa o positiva.
L’analisi documentale, invece, consiste nell’accertarsi che ciò che è descritto nei documenti corrisponda al vero oppure no.
Sulla base dell'esperienza dei tecnici di NovaSafe, di seguito è riportato un elenco dei documenti che richiedono comunemente le ASL di Firenze/Prato/Pistoia/Arezzo durante le ispezioni all'interno delle imprese alimentari, quali bar, ristoranti, macellerie, gelaterie, pub, gastronomie (con mandato di vigilanza per i controlli in materia di igiene degli alimenti)
- Manuale di autocontrollo HACCP (o piano di autocontrollo) e relative procedure di lavoro
- Schede di registrazione delle temperature
- Schede di registrazione delle pulizie e relativo programma giornaliero, settimanale, mensile
- Risultati delle analisi microbiologiche effettuate sulle superfici e sugli alimenti come descritto all’interno del manuale di autocontrollo attestati dei corsi di formazione per alimentaristi
- Elenco dei fornitori e relative autodichiarazioni HACCP
- Elenco dei prodotti di pulizia
- Planimetrie dei locali indicanti i punti di monitoraggio degli infestanti e relative evidenze dei controlli
- Evidenze della tenuta sotto controllo della rintracciabilità degli alimenti
- Dichiarazioni di conformità dei MOCA (materiali od oggetti a contatto con alimenti)
- Libro degli ingredienti delle preparazioni effettuate (elenco ingredienti)
Più ampio e complesso è l’elenco dei documenti che richiedono comunemente i tecnici della prevenzione degli uffici PISLL delle ASL di Firenze/Prato/Pistoia/Arezzo durante le ispezioni in materia di prevenzione, igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro (con mandato di vigilanza):
- Libro unico del lavoro (UNILAV) relativo all'ultimo mese
- Organigramma aziendale ed eventuali deleghe di funzioni
- Nomina del responsabile del servizio di prevenzione e protezione oh documentazione attestante l'assunzione dei relativi compiti da parte del datore di lavoro
- Nominativo del rappresentante dei lavoratori (verbale di elezione e comunicazione del nominativo all’INAIL)
- Nomina degli addetti ai servizi di primo soccorso antincendio emergenza e attestazione dei relativi corsi di formazione
- Documentazione attestante la consegna dei DPA capo copia del verbale di riunione periodica
- Contratto di appalto subappalto somministrazione di manodopera, eventualmente stipulati
- Schede di sicurezza dei prodotti chimici
- Documento di valutazione dei rischi art. 28 D.Lgs. 81/08
- Documento specifico di valutazione del rischio per
- movimentazione manuale dei carichi - art. 168 D.Lgs. 81/08
- attrezzature munite di videoterminali art. 174 D.Lgs. 81/08
- agenti fisici rumore vibrazioni campi elettromagnetici - art. 181 D.Lgs. 81/08
- Agenti chimici - art. 223 D.Lgs. 81/08
- Agenti cancerogeni e mutageni - art. 236D.Lgs. 81/08
- Stress lavoro correlato - art. 28 D.Lgs. 81/08
- Rischio elettrico - art. 80D.Lgs. 81/08
- Lavoratrici madri - D.Lgs 151
- Rischio incendio DM 10/03//1998 e art. 28 D.Lgs. 81/08
- Piano di emergenza ed evacuazione
- movimentazione manuale dei carichi - art. 168 D.Lgs. 81/08
Documenti relativi alla informazione, formazione e addestramento. Attestato di frequenza ai corsi per
- RSPP o datore di lavoro intende svolgere i compiti di RSPP
- RLS
- Preposto (eventuali)
- Dirigente (eventuali)
- Lavoratori
- Addetti all'emergenza, antincendio, evacuazione e primo soccorso
- Utilizzatori di attrezzature per cui è richiesta l'abilitazione: carrelli elevatori, piattaforme mobili elevabili- PLE, carroponti, gru, escavatrici, trattori ecc...
- Documenti relativi la sorveglianza sanitaria:
- Nomina del medico competente
- Protocollo sanitario redatto dal medico competente
- Elenco e certificati medici di idoneità dei lavoratori
- Cartelle sanitarie dei lavoratori
- Relazione medica annuale (quando più di 15 lavoratori)
- Impianto elettrico
- Documenti relativi alla denuncia dell’impianto di messa a terra e verifiche periodiche (DPR 462/2001)
- Dichiarazione di conformità e/o dichiarazione di rispondenza dello impianto elettrico (Legge 46/90 -DM 37/2008
- Macchine e attrezzature di lavoro
- Certificazione CE e dichiarazioni di conformità delle macchine (DPR 459/96 o D. Lgs. 17/10) o attestazione di conformità alla normativa previgente.
E' importantissimo tenere la documentazione in azienda aggiornata e ben orgnanizzata in raccoglitori e che
il personale sia consapevole del contenuto
Cosa è importante fare e non fare durante un'ispezione in azienda?
Cosa FARE:
Per esperienza, i tecnici NovaSafe raccomandano di
- Non mentire perchè agli ispettori perchè prima o poi le cose saltano fuori ed è sempre meglio giocare a carte scoperte: gli organi di controllo apprezzano e premiano un atteggiamento del titolare che non sottostimi le considerazioni e osservazioni degli ispettori durante i controlli, che talvolta sono ritenute eccessive e non riconosciute come “atto di prevenzione";
- Assistere gli organi di controllo durante tutte le fasi di ispezione: lasciarli soli per molti minuti per dedicarsi ad altro è percepita come mancanza di rispetto;
- Contattare telefonicamente il consulente che vi segue e rivolgetevi agli ispettori domandando se potete contattare il vostro tecnico o RSPP perchè "avete piacere" che venisse coinvolto. Non aspettate però di essere nel bel mezzo dell'ispezione ed esordire con frasi come "Io di questo non so nulla, aspetti che chiamo il mio consulente!".
- Concludere l'ispezione avendo ben compreso tutti i punti che vi hanno contestato (ed eventualmente sanzionato) in modo da poter procedere facilmente a REGOLARIZZARE la situazione.
Cosa NON FARE:
- Affermare di non sapere niente sul documento richiesto o sull'aspetto contestato
- Avere atteggiamenti di sfida o di disprezzo, o addirittura minacciare gli ispettori
- Impietosire gli ispettori con affermazioni del tipo "Se devo fare tutte queste cose allora non lavoro più" - "Se mi sanzionate chiudo l’attività e mando a casa i dipendenti"
- Evitare di "incaponirsi" e discutere su eventuali prescrizioni già scritte. E' normale poter discutere sugli aspetti contestati dagli ispettori e far valere le proprie ragioni ma è contro producente ostinarsi quando ormai hanno formalizzato.
Verbale ed eventuali sanzioni
Sul verbale redatto dagli ispettori sono riportate le inadempienze ed eventuali sanzioni relative.
Generalizzando il tema sanzionatorio (che puoi approfondire con i tecnici NovaSafe) possiamo affemrare che :
- per i reati in materia di sicurezza sul lavoro (D.lgs. 19 dicembre 1994, n. 758 disciplina sanzionatoria in materia di sicurezza sul lavoro) si è ammessi al pagamento di 1/4 dell'ammenda prevista se il Datore di Lavoro ripristina/adegua nei tempi e nei modi tutti quegli aspetti che non erano a norma. Dopodiché, se tutto va bene l’azienda viene ammessa al pagamento. Nel caso in cui ciò non avvenisse scatta la segnalazione in Procura.
- Per gli aspetti in materia di igiene degli alimenti (Reg. CE 852/04 sull'igiene dei prodotti alimentari e D.lgs. 6 novembre 2007, n.193 relativa ai controlli in materia di sicurezza alimentare e applicazione dei regolamenti comunitari) le criticità riscontrate vengono suddivise in "inadeguatezze" e in "non conformità". Per le prime (criticità più lievi), l’autorità competente fissa un congruo termine di tempo entro il quale devono essere eliminate. Il mancato adempimento entro i termini stabiliti è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria. Per le seconde (criticità più gravi) è comunque emesso immediatamente il provvedimento sanzionatorio.
Attenzione perché tante sanzioni hanno anche risvolti penali!
Si possono chiedere proroghe?
Sì. Se l’azienda si trova in mancanza oggettiva di tempo può chiedere una proroga.
Come evitare sanzioni?
Agire sempre in prevenzione, prima che si verifichi un’ispezione in maniera tale da non farsi trovare impreparati e fare le cose di fretta. Importante è
- avere sempre sotto controllo la situazione aziendale: a che punto sono i corsi di formazione, se i contenuti della cassetta di primo soccorso sono scaduti oppure no, se le macchine sono a norma oppure no, se gli impianti sono correttamente manutenuti oppure no, se il DVR è aggiornato …).
- scrivere nei documenti e procedure quello che si fa, e fare quello che si scrive. Durante la nostra attività di consulenza, rinveniamo all’interno di documenti (come documenti di valutazione dei rischi, manuali di autocontrollo ecc..) procedure inapplicabili per quel contesto aziendale o che addirittura riportano adempimenti che il titolare non avrebbe avuto nessun obbligo di effettuare se non fosse stato scritto il contrario (a causa troppo spesso dei troppi copia-incolla del consulente!).
I tecnici NovaSafe aiutano i Datori di Lavoro a mantenersi sempre in regola e costantemente aggiornati riguardo la normativa vigente e calibrandon a seconda del contesto aziendale, la tipologia di servizio.
L’imprenditore conosce bene la propria azienda ma è molto impegnato in altre priorità e non può essere sempre a conoscenza di tutte le modifiche normative che possono esserci nel tempo. Il supporto di un consulente è quindi basilare.
Cosa fa un consulente NovaSafe per prima cosa appena entra nella vostra azienda?
Uno screening, cioè impara a conoscere la vostra azienda. Il consulente viene nella vostra azienda, fa un check up della documentazione già presente per capire come è stata fatta, se è stata aggiornata e in generale a che punto si trova, e poi si fa un sopralluogo nella zona produttiva. Dopodiché, rilascia il primo verbale dove viene fatta una fotografia del quadro generale dell’azienda e, insieme al Datore di Lavoro, si disegna un progetto comune per portare l’azienda almeno ai requisiti minimi di legge, studiandone insieme tempistiche e modalità.
Tutoring: Periodicamente il consulente verrà presso la vostra azienda a controllare tutta la situazione e a ricordare quali sono adempimenti da attuare. L’ultima parola spetta sempre al Datore di Lavoro, che ha potere decisionale e di spesa, ma è compito di un buon team di consulenza ricordare sempre quali sono i requisiti di legge.
