Nuovo FIR: aggiornamenti normativi e gestione digitale

19 Feb 2025

Con l'entrata in vigore del nuovo modello di FIR, il Testo Unico Ambientale subisce aggiornamenti fondamentali per il trasporto dei rifiuti. Il documento, da sempre strumento essenziale per la tracciabilità, si evolve per rispondere alle esigenze di una gestione moderna e digitale.
L'adeguamento alle nuove modalità operativa diventa obbligatorio per tutti i soggetti coinvolti, garantendo una maggiore trasparenza e conformità normativa.

Modifiche nel Modello FIR

A partire dal 13 febbraio 2025, il nuovo modello FIR sarà obbligatorio per:

Trasporti di rifiuti pericolosi e per determinate tipologie di rifiuti non pericolosi.
Utilizzo di modelli digitali e cartacei: il passaggio graduale verso la digitalizzazione è previsto con l’obbligo di vidimazione digitale.
Adattamento dei sistemi gestionali: i dati dovranno essere trasmessi tramite Rentri, assicurando l’interoperabilità tra le piattaforme operative.

Importante: Fino al 12 febbraio 2025, si utilizzerà il vecchio modello, con possibilità di vidimazione digitale o presso le Camere di Commercio.

Modalità di Vidimazione con Rentri

Il sistema Rentri introduce diverse modalità di vidimazione digitale, pensate per semplificare e automatizzare le procedure:

Interoperabilità con gestionali aziendali: permette la vidimazione automatica, riducendo interventi manuali.
Supporto alla compilazione: opzioni per la compilazione digitale completa e per la stampa del modello "vuoto" già vidimato.
Soluzioni d’emergenza: possibilità di stampare Fir previdimati per garantire continuità operativa in situazioni impreviste.

Queste soluzioni garantiscono una gestione flessibile, rispettando al contempo i requisiti normativi.

Caratteristiche dei Nuovi Modelli FIR

Modello Cartaceo

Composizione: due fogli e un allegato.
Procedura:
- Il produttore stampa due copie, trattenendo l’originale.
- Il trasportatore e il destinatario integrano le informazioni e firmano il documento.
Restituzione:
- Può avvenire tramite consegna diretta, PEC, Rentri o il gestionale aziendale.

Modello Digitale

Definizione tecnica: come previsto dall’art. 8 del Dm 59/2023.
Vidimazione: avviene tramite un codice univoco fornito da Rentri e supportato dalle Camere di Commercio.
Processo di aggiornamento: il documento viene aggiornato durante le operazioni di tracciabilità, garantendo l’integrità delle informazioni.

Gestione degli Errori nella Compilazione

Nel corso della gestione del FIR possono verificarsi errori. Ecco come procedere:

Annullamento:
- Se la presa in carico viene annullata, il FIR rimane registrato con lo stato "annullato".
Errori di compilazione:
- Per trasportatore errato o altri dati, non è sufficiente la correzione manuale; va emesso un nuovo FIR.
Rettifiche post-vidimazione:
- In caso di errori rilevati dopo la vidimazione, si procede con una nuova emissione conforme e, se necessario, con la comunicazione ufficiale tramite lettera di rettifica.

Queste procedure sono fondamentali per mantenere la conformità normativa e la tracciabilità del processo.

Tabella Riassuntiva delle Tempistiche

Fino al 12 febbraio 2025

Utilizzo: FIR cartacei con il vecchio modello (Dm 145/1998).
Compilazione: tramite gestionale o manuale.
Vidimazione: digitale (Vi.Vi.Fir) o presso la Camera di Commercio.

Dal 13 febbraio 2025 al 12 febbraio 2026

Utilizzo: FIR cartacei su nuovo modello.
Compilazione: tramite gestionale, Mase o manuale.
Vidimazione: digitale tramite Rentri.

Dal 13 febbraio 2026

Utilizzo: FIR esclusivamente in formato digitale per i produttori.
Compilazione: tramite gestionale o servizi Mase.
Vidimazione: obbligatoria digitale tramite Rentri.

Vantaggi & Rischi

La vidimazione digitale offre numerosi vantaggi operativi, tra cui:

Efficienza operativa: Automatizza la procedura di validazione, riducendo la necessità di interventi manuali e minimizzando gli errori di compilazione.
Tracciabilità avanzata: Garantisce una registrazione completa e storicizzata di ogni operazione, facilitando verifiche e controlli da parte delle autorità competenti.
Riduzione dei tempi di gestione: La sincronizzazione in tempo reale con i sistemi gestionali permette una gestione più rapida e puntuale delle operazioni, accelerando il flusso documentale.
Sicurezza e integrità dei dati: L'uso di codici univoci e certificati digitali protegge il documento da frodi e manipolazioni, assicurando l'integrità delle informazioni trasmesse.
Flessibilità e scalabilità: Il sistema digitale si adatta facilmente alle diverse esigenze operative, consentendo aggiornamenti e integrazioni future senza la necessità di processi cartacei.

Questi vantaggi contribuiscono a semplificare il processo di gestione dei formulari, garantendo al contempo il rispetto delle normative vigenti e un elevato standard di sicurezza.

I principali rischi legati alla vidimazione digitale comprendono:

Sicurezza informatica:
- Attacchi esterni e accessi non autorizzati: La gestione digitale dei documenti espone a minacce informatiche, richiedendo sistemi di protezione avanzati (firewall, crittografia, autenticazione a più fattori).
Errori di trasmissione e sincronizzazione:
- Interruzioni di comunicazione tra sistemi: Problemi di connessione o incompatibilità tra piattaforme possono compromettere l'integrità e la tracciabilità dei dati trasmessi.
Affidabilità del sistema:
- Downtime e malfunzionamenti: Guasti hardware o software, nonché interruzioni dei servizi esterni, possono ritardare o interrompere le operazioni di vidimazione.
Conformità normativa:
- Aggiornamenti e integrazione dei requisiti legali: La mancata adeguata integrazione delle normative vigenti può portare a errori procedurali, rischi legali e sanzioni amministrative.
Dipendenza da terze parti:
- Rischi operativi legati a fornitori esterni: L'affidamento a piattaforme esterne, come i sistemi delle Camere di commercio o altri servizi digitali, può introdurre vulnerabilità qualora tali sistemi presentino criticità o interruzioni.

Adottare misure di sicurezza robuste, monitorare costantemente i sistemi e aggiornare le soluzioni tecnologiche in conformità alle normative sono elementi chiave per mitigare questi rischi.

Le principali differenze di rischio tra la vidimazione digitale e quella cartacea riguardano vari aspetti, che possono essere sintetizzati come segue:

Sicurezza dei dati:
- Digitale: Maggiore esposizione a minacce informatiche (hacking, malware, accessi non autorizzati) che richiedono robusti sistemi di cybersecurity.
- Cartacea: Rischi legati a danneggiamenti fisici, furti o smarrimenti, con minori vulnerabilità informatiche.
Integrità e tracciabilità:
- Digitale: Offre una tracciabilità avanzata grazie ai log automatici e alla registrazione in tempo reale, sebbene possano verificarsi errori di trasmissione o sincronizzazione.
- Cartacea: La gestione manuale può comportare errori umani e difficoltà nel garantire un controllo sistematico e una registrazione completa delle operazioni.
Affidabilità del sistema:
- Digitale: Dipende dalla stabilità dell'infrastruttura IT; eventuali downtime o malfunzionamenti possono bloccare l'intero processo.
- Cartacea: Meno suscettibile a interruzioni tecnologiche, ma soggetta a ritardi e inefficienze legate alla gestione manuale.
Aggiornamenti normativi e conformità:
- Digitale: Consente un aggiornamento rapido e automatico dei protocolli, garantendo una maggiore conformità normativa in tempo reale, se i sistemi sono ben implementati.
- Cartacea: Richiede l’aggiornamento fisico dei documenti e una distribuzione che può comportare ritardi, aumentando il rischio di non conformità in situazioni di cambiamenti normativi.
Costi operativi e investimenti:
- Digitale: Implica investimenti significativi in infrastrutture e sicurezza informatica, ma porta a una riduzione dei costi operativi nel lungo periodo.
- Cartacea: Pur comportando minori costi tecnologici iniziali, richiede risorse continue per la stampa, archiviazione e gestione manuale dei documenti.

Queste differenze evidenziano come la scelta tra vidimazione digitale e cartacea debba essere valutata in base alle specifiche esigenze operative, tenendo conto sia dei vantaggi che dei rischi associati a ciascun sistema.

Conclusioni

L'introduzione del nuovo modello FIR rappresenta un passo importante verso una gestione più efficiente e sicura dei rifiuti. L'adozione delle modalità digitali tramite Rentri non solo semplifica le operazioni, ma rafforza la tracciabilità e la conformità alle normative ambientali.
Adottare queste nuove procedure è essenziale per tutti gli operatori del settore, garantendo un adeguato standard di sicurezza e legalità.