Registro Digitale Rifiuti – indicazioni operative per le imprese
Linee guida per adeguarsi correttamente alle nuove procedure digitali e garantire conformità alla normativa ambientale.
Il passaggio alla gestione digitale del Registro di Carico e Scarico dei Rifiuti rappresenta uno dei cambiamenti più rilevanti introdotti dal sistema RENTRI nella gestione dei flussi documentali ambientali.
Secondo le indicazioni del Centro Studi Ambiente & Digitale e del Forum Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti, questo cambiamento porta con sé vantaggi e nuovi obblighi che ogni produttore deve conoscere.
1.Fine dell’era dei registri vidimati
Dal momento dell’iscrizione a RENTRI:
- non serve più acquistare o stampare registri cartacei vidimati presso la Camera di Commercio;
- il registro ha validità esclusivamente digitale;
- la forma ufficiale del registro è il file XML generato dal sistema RENTRI.
Come ribadito nelle Linee Interpretative 2024 del Comitato Tecnico Nazionale Gestori Ambientali, la versione digitale è da considerarsi l’unico originale legalmente valido.
2. In quali casi può essere richiesta la stampa?
Gli organi di controllo (ARPA, Carabinieri Forestali, Noe, ecc.) possono richiedere:
- la visualizzazione immediata del registro tramite RENTRI;
- la produzione in PDF o Excel del registro digitale, secondo esigenze ispettive.
La stampa non è più obbligatoria né da vidimare, ma deve essere coerente con il contenuto dell’XML.
3. Frequenza di generazione del file XML
Il Decreto Direttoriale 143/2023 stabilisce che il registro digitale:
- deve essere generato almeno una volta all’anno;
- entro 3 mesi dalla presentazione del MUD;
- oppure con frequenza maggiore scelta dal produttore o imposta dalla complessità del ciclo dei rifiuti.
Raccomandazioni del Gruppo di Lavoro Tracciabilità Avanzata:
«Per le aziende con flussi superiori a 30 movimentazioni/mese è preferibile generare l’XML con cadenza trimestrale, al fine di ridurre il rischio di errori o incongruenze».
4. La nuova disciplina della conservazione digitale
Una delle novità più forti è la gestione in conservazione digitale a norma.
L’azienda deve:
- Nominare il Responsabile della Conservazione, come previsto dal modello AgID.
- Conservare il file XML in un sistema:
- conforme alle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici (AGID – Gennaio 2022),
- in grado di applicare marca temporale e firma.
- Garantire che i documenti siano opponibili a terzi, verificabili e non modificabili.
Secondo le specifiche del Tavolo Permanente sulla Conservazione Digitale dei Documenti Ambientali:
“La conservazione digitale sostituisce integralmente la conservazione cartacea triennale prevista dalla precedente normativa”.
5. Come cambia la conservazione rispetto ai registri vidimati tenuti per 3 anni?
Il precedente obbligo decade. Da oggi bisogna conservare:
- solamente i file XML dei registri generati;
- nei sistemi di conservazione autorizzati;
- per almeno 3 anni, come previsto dal D.Lgs. 152/06 e dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Non è necessario conservare stampe, copie né “snapshot” del portale.
6. Come prepararsi ai controlli
Gli enti di controllo stanno già adottando procedure digitali. Le best practice indicate nel Vademecum Controlli RENTRI 2024 consigliano:
- mantenere una mappatura interna dei rifiuti aggiornata;
- verificare che ogni scarico sia coerente con i formulari digitali o analogici;
- predisporre una procedura interna per la produzione immediata dell’XML o della sua stampa;
- nominare un referente aziendale incaricato della gestione degli accessi RENTRI.
7. Supporto operativo
In questa nuova fase, la vostra azienda può scegliere tra:
- gestione autonoma della conservazione digitale;
- supporto esterno tramite provider accreditati AgID.
NovaSafe, qualora ritenuto utile, può assistervi anche in questa fase:
- configurazione del sistema di conservazione;
- nomina e asseverazione del Responsabile della Conservazione;
- manuale di conservazione;
- verifica periodica della corretta generazione XML.
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