Come compilare il Verbale di Riunione Periodica
Riunione Periodica (Art. 35 D.Lgs. 81/2008): guida completa + fac simile scaricabile

La riunione periodica prevista dall’art. 35 del D.Lgs. 81/2008 rappresenta uno dei momenti più importanti del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro. Non si tratta di un semplice adempimento formale, ma di uno strumento strategico di controllo, prevenzione e miglioramento continuo.

Di seguito viene illustrato, punto per punto, come compilare correttamente il verbale, con un approccio pratico e orientato anche alla tenuta in audit e in sede ispettiva.

1. Intestazione della riunione

La prima parte del verbale deve riportare in modo chiaro:

• la data e l’ora della riunione;
• la ragione sociale dell’azienda;
• la sede legale e la/e sede/i operative interessate.

Questa sezione ha valore formale e serve a dimostrare che la riunione è stata svolta nel rispetto delle tempistiche previste dalla normativa (almeno annuale o al verificarsi di condizioni particolari). È importante che i dati siano coerenti con l’organizzazione aziendale reale, soprattutto in presenza di più stabilimenti o unità produttive.

2. Partecipanti alla riunione

Devono essere riportati tutti i soggetti previsti dall’art. 35:

• Datore/Datrice di Lavoro (o suo/a rappresentante);
• RSPP;
• Medico Competente;
• RLS o RLST;
• eventuali altri partecipanti (preposti, consulenti, HSE manager, ecc.).

Per ciascun soggetto deve essere indicata la presenza o assenza.

Questa sezione è fondamentale perché dimostra il coinvolgimento delle figure chiave della prevenzione. In particolare, la partecipazione del RLS rappresenta un elemento spesso verificato in sede ispettiva. In caso di assenza, è buona prassi raccogliere successivamente la firma per presa visione.

3. Ordine del giorno

L’ordine del giorno deve riprendere i contenuti minimi previsti dalla normativa. Questa sezione rappresenta la “traccia” della riunione e ne garantisce la conformità normativa:

• Significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori e delle lavoratrici
• Analisi del Documento di Valutazione dei Rischi
• Andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
• Verifica dell’idoneità dei Dispositivi di Protezione Individuale
• Resoconto e pianificazione di programmi di formazione e informazione del personale
• Verifica raggiungimento obiettivi e efficacia della formazione come previsto dall’ ASR 17/04/2025
• Programma di miglioramento
• Varie ed eventuali
• Scadenzario dei principali adempimenti
• Comunicazione del RSPP

È consigliabile mantenere una struttura standard, integrandola eventualmente con punti specifici legati alla realtà aziendale (audit clienti, modifiche organizzative, introduzione nuove tecnologie). 

4. Variazioni delle condizioni di esposizione al rischio

In questo punto devono essere analizzate tutte le modifiche intervenute nel periodo di riferimento, quali:

• introduzione di nuove attrezzature o tecnologie;
• variazioni nei processi produttivi;
• introduzione di nuovi prodotti chimici;
• modifiche organizzative o di layout.

Qualora non siano intervenute variazioni, è comunque necessario dichiararlo esplicitamente. Se invece sono presenti modifiche, è importante indicare:

• la natura del cambiamento;
• le valutazioni effettuate;
• eventuali aggiornamenti del DVR.

Questa sezione dimostra la capacità dell’azienda di gestire il cambiamento in modo controllato.

5. Analisi del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)

Il DVR rappresenta il documento centrale del sistema di prevenzione e deve essere oggetto di verifica durante la riunione. Nel verbale devono essere riportati:

• numero di revisione e data del DVR;
• conferma delle valutazioni specifiche (rumore, vibrazioni, chimico, MMC, stress, ecc.);
• eventuali aggiornamenti effettuati;
• interventi realizzati e risultati ottenuti;
• nuove azioni da pianificare.

È importante evidenziare non solo la conformità, ma anche le opportunità di miglioramento, come:

• miglioramenti ergonomici;
• standardizzazione delle procedure;
• interventi tecnici sulle attrezzature.

6. Andamento degli infortuni, near miss e sorveglianza sanitaria

Andamento infortunistico

Devono essere analizzati:

• numero di infortuni;
• giorni di assenza;
• ore lavorate;
• indici di frequenza e gravità.

L’obiettivo è valutare l’efficacia delle misure adottate e individuare eventuali criticità.

Near miss

I mancati infortuni rappresentano un indicatore molto importante. Anche in assenza di eventi formalizzati, è opportuno riportare segnalazioni o situazioni potenzialmente pericolose. La loro analisi consente di intervenire prima che si verifichi un infortunio reale.

Sorveglianza sanitaria

Il Medico Competente fornisce un quadro generale su:

• idoneità dei lavoratori;
• eventuali limitazioni o prescrizioni;
• adeguatezza dei protocolli sanitari.

Nel verbale deve essere riportata una sintesi, senza inserire dati sensibili. Questa sezione dimostra l’integrazione tra valutazione dei rischi e tutela sanitaria.

7. Verifica dei DPI

In questo punto viene valutata:

• l’adeguatezza dei DPI rispetto ai rischi;
• la corretta distribuzione;
• l’utilizzo da parte dei lavoratori/lavoratrici

Devono essere riportati:

• eventuali richiami o non conformità;
• criticità legate a comfort;
• eventuali proposte di miglioramento.

È importante evidenziare che i DPI non sono solo forniti, ma anche effettivamente utilizzati e controllati.

8. Formazione e informazione

Questa sezione deve includere:

• attività formative svolte nel periodo;
• aggiornamenti effettuati;
• addestramenti pratici;
• campagne informative.

Deve inoltre essere indicata la pianificazione futura, collegata allo scadenzario. La formazione deve essere vista non come obbligo formale, ma come leva per migliorare i comportamenti.

9. Verifica dell’efficacia della formazione (Accordo Stato-Regioni 17/04/2025)

Questa è una delle novità più rilevanti. Non basta più erogare formazione: è necessario verificarne l’efficacia attraverso indicatori quali:

• test di apprendimento;
• osservazioni in campo;
• audit;
• analisi di infortuni e near miss;
• segnalazioni dei preposti.

Nel verbale deve essere espresso un giudizio (efficace, parzialmente efficace, non efficace) e devono essere descritte le evidenze. Devono inoltre essere individuati eventuali gap e pianificate azioni correttive (richiami formativi, addestramento pratico, ecc.).

10. Programma di miglioramento

Questa sezione rappresenta il cuore strategico della riunione. Devono essere definiti obiettivi concreti, ad esempio:

• miglioramento ergonomico;
• riduzione dei rischi specifici;
• rafforzamento del controllo dei preposti;
• miglioramento della gestione dei near miss;
• ottimizzazione della manutenzione.

Gli obiettivi devono essere:

• realistici;
• misurabili;
• monitorabili nel tempo.

È importante collegare questa sezione agli audit interni e agli indicatori di performance.

11. Varie ed eventuali

Questa sezione consente di trattare aspetti non inclusi nei punti precedenti, come:

• aggiornamento di procedure;
• gestione prodotti chimici;
• segnalazioni dei lavoratori/lavoratrici;
• problematiche organizzative.

È uno spazio utile per intercettare criticità emergenti e dare evidenza della gestione complessiva del sistema.

12. Scadenzario degli adempimenti

Devono essere riportati:

• scadenze formative;
• verifiche periodiche;
• scadenze documentali;
• controlli periodici

Questa sezione dimostra la capacità dell’azienda di pianificare e monitorare le attività nel tempo.

13. Comunicazioni del/la RSPP 

Il/La RSPP deve fornire indicazioni al Datore/Datrice di Lavoro su:

• novità normative
• necessità di aggiornamento DVR;
• gestione attrezzature;
• gestione prodotti chimici;

Questa parte ha un forte valore anche sotto il profilo della responsabilità, in quanto documenta l’attività di consulenza e informazione svolta.

15. Firme

Il verbale deve essere sottoscritto da:

• Datore/Datrice di Lavoro;
• RSPP;
• Medico Competente;
• RLS.

Le firme attestano:

• partecipazione;
• condivisione dei contenuti;
• presa visione.

In assenza di firma, il documento perde gran parte del suo valore probatorio.

Per supportare aziende e professionisti nella corretta gestione della riunione periodica ai sensi dell’art. 35 del D.Lgs. 81/2008, NovaSafe mette a disposizione un fac-simile completo, strutturato e già conforme ai requisiti normativi.

Il modello è lo stesso utilizzato quotidianamente dai/dalle consulenti NovaSafe nelle attività operative presso aziende clienti, ed è stato sviluppato per:

• garantire conformità normativa;
• facilitare la compilazione anche in sede di riunione;
• supportare audit interni, certificazioni (es. ISO 45001) e verifiche ispettive;
• integrare le più recenti novità normative, tra cui il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17/04/2025 sulla formazione.

Il documento è pensato per essere pratico, completo e immediatamente utilizzabile, sia da consulenti HSE sia da datori/datrici di lavoro e RSPP.

Il verbale è aggiornato anche alle più recenti novità normative introdotte dall’Accordo Stato-Regioni del 17/04/2025 con particolare riferimento alla verifica dell’efficacia della formazione.