Audit a fornitori e monitoraggio della catena di fornitura
Audit a fornitori - Supply Chain Management

La crescente esternalizzazione delle lavorazioni rende necessario conoscere non soltanto chi sono i propri fornitori, ma anche come operano, quali rischi presentano e quanto sono in grado di rispettare nel tempo gli standard richiesti.

Un programma di audit a fornitori permette di:

• individuare tempestivamente non conformità e criticità;
• ridurre i rischi legali, operativi, ambientali e reputazionali;
• verificare l’effettiva applicazione delle procedure aziendali;
• controllare il ricorso a subfornitori non autorizzati;
• migliorare la tracciabilità delle lavorazioni;
• monitorare l’attuazione delle azioni correttive;
• supportare i processi di qualifica e rivalutazione periodica;
• preparare la supply chain agli audit di Brand e clienti.

L’audit non si limita alla presenza formale di documenti e autorizzazioni. I nostri auditor verificano anche l’effettiva applicazione delle misure attraverso l’analisi delle evidenze, il sopralluogo nei reparti produttivi, il confronto con i referenti aziendali e, quando previsto, interviste riservate ai lavoratori.

Prima dell’avvio delle verifiche, NovaSafe definisce con il Committente:

• obiettivi e perimetro dell’audit;
• requisiti legislativi, contrattuali e volontari applicabili;
• codici di condotta e standard del Brand;
• criteri di valutazione e livelli di rischio;
• checklist e modalità di raccolta delle evidenze;
• struttura del rapporto di audit;
• criteri per la gestione delle non conformità;
• tempi e modalità dei follow-up.

Questo approccio permette di creare un programma di audit coerente con il settore, le caratteristiche della filiera e i rischi effettivi del Committente.

Ambiti di verifica degli audit a fornitori

Salute e sicurezza sul lavoro

La verifica può comprendere:

• organizzazione della prevenzione aziendale;
• valutazione dei rischi;
• formazione, informazione e addestramento;
• sorveglianza sanitaria;
• gestione delle emergenze;
• sicurezza di impianti, macchine e attrezzature;
• utilizzo dei dispositivi di protezione individuale;
• gestione di appalti, manutenzioni e attività interferenti;
• condizioni operative riscontrate durante il sopralluogo.

Ambiente e sostenibilità

Gli audit ambientali presso i fornitori possono riguardare:

• autorizzazioni ambientali;
• emissioni in atmosfera;
• scarichi idrici;
• gestione e tracciabilità dei rifiuti;
• utilizzo delle risorse idriche ed energetiche;
• gestione delle sostanze chimiche;
• depositi, serbatoi e sistemi di contenimento;
• prevenzione dell’inquinamento;
• rispetto delle prescrizioni legislative e autorizzative;
• applicazione di sistemi di gestione ISO 14001 o EMAS;
• obiettivi e pratiche di sostenibilità ambientale.

Responsabilità sociale e condizioni di lavoro

I social audit possono verificare:

• divieto di lavoro minorile e forzato;
• regolarità dei rapporti di lavoro;
• orari, riposi e retribuzioni;
• non discriminazione;
• libertà di associazione;
• salute e sicurezza dei lavoratori;
• prevenzione di abusi, molestie e trattamenti inadeguati;
• gestione delle segnalazioni;
• rispetto dei diritti umani;
• applicazione dei codici di condotta del Committente;
• requisiti SA8000, CSR ed etico-sociali.

Quando previsto dal piano di audit, possono essere effettuate interviste riservate a un campione di lavoratori, senza la presenza del datore di lavoro o dei responsabili del fornitore.

Le informazioni vengono raccolte e riportate in forma aggregata o anonimizzata, tutelando la riservatezza delle persone intervistate. Per il personale straniero NovaSafe può mettere a disposizione interpreti professionisti.

Qualità, processi e tracciabilità

Le verifiche possono comprendere:

• controllo dei processi produttivi;
• gestione delle specifiche del cliente;
• controlli in accettazione, durante la produzione e sul prodotto finito;
• gestione delle non conformità;
• tracciabilità dei materiali e delle lavorazioni;
• gestione degli strumenti di misura;
• manutenzione di impianti e attrezzature;
• qualifica del personale;
• gestione documentale;
• controllo delle lavorazioni affidate a terzi;
• applicazione dei requisiti ISO 9001 o di specifiche procedure del cliente.

Affidabilità economica e finanziaria

Su specifica richiesta del Committente, l’attività può essere integrata con l’acquisizione e l’analisi di informazioni economiche, patrimoniali, finanziarie e fiscali relative al fornitore.

L’approfondimento può riguardare, ad esempio:

• bilanci e principali indicatori economici;
• solidità patrimoniale;
• esposizione finanziaria;
• regolarità fiscale;
• continuità aziendale;
• eventuali elementi di rischio per la continuità della fornitura.

Audit di qualifica:  Verifica iniziale completa, svolta presso il fornitore o, per gli aspetti compatibili, da remoto. È finalizzata a determinare il livello di conformità e l’idoneità del fornitore rispetto ai requisiti definiti dal Committente.
Audit periodico di monitoraggio: Verifica programmata per controllare nel tempo il mantenimento dei requisiti, l’evoluzione delle prestazioni e l’eventuale insorgenza di nuovi rischi.
Audit di follow-up: Verifica mirata a controllare l’attuazione e l’efficacia delle azioni correttive definite a seguito di precedenti audit.
Desktop review Analisi documentale delle procedure, dei documenti e delle evidenze trasmesse dal fornitore, senza sopralluogo presso il sito produttivo.
Audit non annunciati o semi-annunciati: Verifiche effettuate senza preavviso o con preavviso ridotto, utili per osservare le condizioni operative effettive e controllare la continuità della conformità.
Social audit serali: Verifiche condotte durante turni serali o notturni, quando necessario per controllare condizioni di lavoro, presenza del personale, orari e modalità operative non rilevabili durante il normale orario aziendale.

1. Preparazione e onboarding: Vengono definiti obiettivi, perimetro, standard applicabili, criteri di valutazione, documentazione preliminare e modalità di comunicazione con il fornitore.
2. Analisi documentale: Gli auditor esaminano preventivamente autorizzazioni, valutazioni dei rischi, procedure, registrazioni, certificazioni e ulteriori documenti richiesti.
3. Piano di audit: NovaSafe predispone il programma della verifica, indicando attività, reparti, persone da coinvolgere e tempi previsti.
4. Esecuzione dell’audit: L’audit può essere svolto presso il sito del fornitore, da remoto o con modalità mista. La verifica comprende interviste ai referenti, analisi delle evidenze e sopralluogo nelle aree operative.
5. Classificazione dei rilievi: Le evidenze raccolte vengono valutate e classificate in funzione della gravità, del livello di rischio e dei criteri concordati con il Committente.
6. Rapporto di audit: Il report comprende:
 - perimetro e criteri della verifica;
 - documenti ed evidenze esaminati;
 - buone pratiche osservate;
 - non conformità e criticità rilevate;
 - livello di rischio;
 - raccomandazioni operative;
 -piano delle azioni correttive.
7. Follow-up e chiusura delle non conformità:NovaSafe monitora la trasmissione delle evidenze, valuta l’adeguatezza delle azioni correttive e aggiorna lo stato dei rilievi fino alla loro chiusura.

Oltre ai singoli audit, NovaSafe offre un servizio continuativo di Supply Chain Management, finalizzato alla qualifica e al monitoraggio coordinato di fornitori, subfornitori e terzisti.

Il servizio può prevedere l’assegnazione di un Supply Chain Manager incaricato di gestire:

• Supplier Dashboard;
• anagrafica e classificazione dei fornitori;
• raccolta dei documenti di qualifica;
• scadenze documentali;
• pianificazione degli audit;
• livelli di rischio;
• non conformità aperte e chiuse;
• piani di azione correttiva;
• indicatori di prestazione;
• trend di miglioramento;
• comunicazioni con fornitori e subfornitori;
• report periodici destinati alla Direzione.

L’obiettivo è trasformare la gestione della supply chain da una successione di richieste documentali a un processo strutturato, misurabile e orientato alla prevenzione dei rischi.

Dashboard e indicatori per la valutazione dei fornitori

La dashboard può essere personalizzata in funzione delle esigenze del Committente e includere:

• stato di qualifica del fornitore;
• classe di rischio;
• esito dell’ultimo audit;
• numero e gravità delle non conformità;
• stato delle azioni correttive;
• documenti mancanti o scaduti;
• ricorso a subfornitori;
• audit programmati e completati;
• tempi medi di chiusura dei rilievi;
• andamento delle prestazioni;
• priorità di intervento.

La Direzione dispone così di una visione aggiornata della catena di fornitura e può concentrare le verifiche sui soggetti maggiormente critici.

NovaSafe affianca le aziende nella preparazione e nella gestione degli audit effettuati da Brand, clienti finali ed enti di controllo.

Il supporto può comprendere:

• analisi preventiva della checklist;
• verifica della documentazione;
• simulazione dell’audit;
• sopralluogo preparatorio;
• assistenza durante la verifica;
• gestione delle richieste dell’auditor;
• analisi delle non conformità;
• predisposizione del piano di azione correttiva;
• raccolta e verifica delle evidenze di chiusura.

Su richiesta, NovaSafe può fornire supporto tecnico anche in occasione di audit improvvisi, non annunciati o con preavviso ridotto, compatibilmente con la disponibilità dei tecnici incaricati.